Un CRM de WhatsApp es el software que convierte un número de negocio en una bandeja compartida: varias personas respondiendo, conversaciones asignadas a alguien, historial que se queda en la empresa y contactos sincronizados con el CRM que ya usas. La pregunta de cuánto cuesta es más difícil de lo que parece, porque el plan mensual es apenas una de tres o cuatro líneas de la factura real. Esta guía repasa qué estás pagando, las diez preguntas que separan una buena elección de un error caro y una ruta de decisión según el tamaño del equipo.
Si todavía estás decidiendo si necesitas uno, empieza por la guía de CRM para WhatsApp y vuelve aquí para la parte del dinero.
¿Qué estás pagando realmente?
Cuatro cosas. Los proveedores suelen anunciar la primera y callar las otras tres.
La tarifa de la plataforma
Es la suscripción. Hay dos modelos: por asiento (cada persona que inicia sesión cuesta un monto fijo) y por plan (un precio mensual que incluye cierto número de asientos y funciones). Por asiento parece barato para dos personas y se encarece rápido; por plan es más fácil de presupuestar, siempre que revises qué incluye cada nivel.
HellouOne cobra por plan, con la IA incluida en todos los niveles:
Starter, $49 al mes: 1 agente humano (el administrador), WhatsApp más chat web, 2.000 mensajes de IA al mes, un agente IA nativo, reportes completos, API pública y webhooks. Sin costo de instalación.
Team, $190 al mes más $100 de instalación por única vez: hasta 3 agentes humanos, 5.000 mensajes de IA al mes, un agente IA personalizado entrenado con tu base de conocimiento, macros y automatizaciones.
Growth, $490 al mes más $200 de instalación por única vez: 6 agentes humanos incluidos (+$12 por cada adicional), 25.000 mensajes de IA al mes, dos agentes IA, clasificaciones IA, Telegram y Messenger, el constructor de WhatsApp Flows y enrutamiento avanzado.
Scale en adelante: 10 o más agentes, Instagram y correo, campañas salientes con estimador de costo, instalación incluida.
Cada nivel incluye todo lo del anterior. El detalle completo, con los precios "sin IA", está en la página de precios.
Las tarifas de WhatsApp de Meta
Es la parte que casi nadie presupuesta. Con cualquier plataforma, Meta cobra por los mensajes que salen de tu número a través de la WhatsApp Business API:
Las plantillas (todo lo que inicias tú, o envías fuera de una ventana de 24 horas abierta) se cobran por mensaje entregado, según el país del destinatario y la categoría de la plantilla: marketing, utilidad o autenticación.
Las respuestas libres dentro de la ventana de 24 horas eran gratis. Desde el 1 de octubre de 2026 Meta las cobra por mensaje después de las primeras 1.000 por número de teléfono al mes. La regla está en la documentación de Meta sobre precios de mensajes sin plantilla.
Para tu factura, la pregunta importante no son las tarifas en sí, sino si el proveedor les agrega un margen encima. HellouOne cobra 0% de recargo: pagas a Meta desde tu propia cuenta y el precio del plan es todo el costo de la plataforma. Las tarifas por país y un ejemplo calculado están en nuestra guía del precio de la API de WhatsApp Business en 2026 por país.
El tiempo de configuración y migración
Si hoy tu número vive en la app de WhatsApp Business, tiene que pasar a la API. El número sigue siendo tuyo y los clientes siguen escribiendo al mismo contacto, pero alguien tiene que conectarlo, crear las primeras plantillas, invitar al equipo y definir las reglas de asignación. Cuenta las horas: una instalación única con conexión guiada suele salir más barata que dos semanas del jefe de ventas haciéndolo por las noches.
Los costos ocultos que debes preguntar
Antes de firmar, pregunta esto por escrito:
¿Hay recargo sobre las tarifas de Meta? Algunas plataformas agregan un porcentaje a cada mensaje.
¿Hay un cobro por conversación o por contacto además del plan?
¿Cuánto cuesta un número de WhatsApp adicional? ¿Y un canal adicional?
¿El agente IA está incluido o es un complemento que se factura aparte?
¿Hay contrato mínimo o puedes cancelar mes a mes?
¿Qué pasa con tus datos si te vas?
¿Qué 10 preguntas hacer antes de elegir?
El precio solo sirve cuando sabes que la herramienta hace el trabajo. Estas son las diez preguntas que importan para un equipo.
¿Conservamos nuestro propio número? La respuesta tiene que ser sí, y los clientes no deben notar nada.
¿Soporta coexistencia? Es decir, ¿pueden la app de WhatsApp Business y la bandeja compartida funcionar con el mismo número mientras el equipo migra poco a poco, en lugar de un corte brusco?
¿Cómo se asignan las conversaciones y quién ve qué? Busca reglas de turno rotativo o por prioridad y niveles de visibilidad, para que un vendedor vea sus chats y el gerente vea todo.
¿Los agentes IA están incluidos y cómo pasan la conversación a una persona? Un agente IA que responde a las 11 de la noche solo sirve si puede traspasar un lead caliente al equipo correcto con el contexto adjunto.
¿Qué canales además de WhatsApp? Chat web, Telegram, Messenger, Instagram, correo. Pregunta en qué nivel está cada uno.
¿Sincroniza en ambos sentidos con el CRM que ya usamos? Contactos y notas de conversación deben fluir en las dos direcciones, no solo empujar un lead una vez.
¿Podemos enviar campañas con consentimiento integrado y ver el costo antes de enviar? Las plantillas de marketing son la categoría más cara, así que un estimador importa.
¿Qué reportes existen? Por agente, por equipo, por bandeja, tiempos de primera respuesta y de resolución, satisfacción del cliente.
¿Podemos exportar nuestros datos? Contactos, conversaciones y reportes, en un formato que puedas abrir en otro lado.
¿Hay prueba sin tarjeta? Si no puedes probarlo con conversaciones reales antes de pagar, eso ya te dice algo.
Cuantas más preguntas responda el proveedor con "disponible a pedido" o "está en el roadmap", más alto es el precio real.
¿Qué tamaño de plan le queda a tu equipo?
Una ruta rápida de decisión:
Una sola persona respondiendo (un taller, una clínica, un vendedor independiente): el nivel más barato que incluya un agente IA. La IA cubre las horas que tú no puedes, y no pagas prima por asiento.
Dos o tres personas en un número: un plan para equipo pequeño con reglas de asignación y niveles de visibilidad. Aquí se acaba el celular que pasa de mano en mano; mira cómo funciona en WhatsApp multiagente: varios asesores, un solo número.
Cuatro a seis personas, más de un canal: un nivel intermedio con enrutamiento por equipos, clasificaciones IA y canales adicionales. A este tamaño, presupuesta en serio las tarifas de Meta, porque el volumen es lo que activa el cobro por mensaje después de las primeras 1.000 respuestas.
Diez o más, con campañas: un plan con campañas salientes, estimador de costo y todos los canales, y una conversación con el proveedor sobre cantidad de agentes e instalación.
Sea cual sea el tamaño, suma las tarifas de Meta al precio del plan y compara el costo mensual total entre proveedores, no el titular.
Cómo funciona en HellouOne
Las diez preguntas, respondidas para HellouOne con la mayor claridad posible.
Número propio: sí. Pasa de la app a la API durante la configuración y los clientes conservan el mismo contacto.
Coexistencia: soportada. La app de WhatsApp Business y la bandeja de HellouOne funcionan con el mismo número, así que el equipo migra a su ritmo.
Asignación y visibilidad: reglas de asignación por turno rotativo y por prioridad, cinco niveles de visibilidad, áreas de traspaso, notas privadas y @menciones. El enrutamiento avanzado con equipos, asignación solo-en-línea y visibilidad por niveles aparece desde Growth.
Agentes IA: incluidos en todos los planes, desde un agente nativo en Starter hasta tres en Scale. El traspaso a un equipo humano lleva el contexto de la conversación, y las clasificaciones IA de Growth enrutan por intención y sentimiento.
Canales: WhatsApp y chat web en todos los planes. Telegram y Messenger desde Growth. Instagram y correo desde Scale. Un canal adicional cuesta $20 al mes.
Sincronización con CRM: bidireccional con HubSpot, Pipedrive, GoHighLevel y DataCRM, para que contactos y notas de conversación se mantengan al día. Los dieciséis conectores están en la página de integraciones.
Campañas: campañas salientes de WhatsApp con consentimiento integrado y un estimador que muestra el cobro de Meta antes de enviar, en el plan Scale.
Reportes: reportes por agente, equipo, bandeja, etiqueta, conversación, CSAT y sentimiento en todas las cuentas, con descarga en CSV.
Exportación de datos: sí. Los reportes se descargan en CSV, y la API pública y los webhooks que vienen en todos los planes, Starter incluido, te permiten llevar contactos y conversaciones al sistema que elijas. La documentación de la API está en one.hellou.ai/docs.
Prueba: 7 días, sin tarjeta. 2 agentes, 2 bandejas, 100 conversaciones, agentes IA, automatizaciones y reportes. Al terminar, la cuenta pasa a solo lectura; no se borra nada.
Y las tres líneas de costo que se pasan por alto con facilidad: 0% de recargo sobre las tarifas de Meta, sin cobros por conversación y facturación mensual en USD sin permanencia. Team y Growth tienen una instalación por única vez ($100 y $200); Starter no tiene y Scale la incluye.
¿Cómo debería verse tu total?
Una cifra mensual realista para un CRM de WhatsApp es el precio del plan más las tarifas de Meta para tu volumen, más la instalación única repartida en el primer año. Para un equipo de ventas de tres personas en HellouOne eso significa $190 al mes, $100 por única vez y lo que sumen del lado de Meta las tarifas de plantilla de tu país y tu volumen de respuestas, sin que la plataforma agregue nada. Pásale las diez preguntas a cada proveedor de tu lista corta, pon las respuestas una junto a otra, y la elección suele ser obvia hacia la pregunta seis.
