Algunas conversaciones necesitan más que mensajes. Reservar una cita, hacer una solicitud, responder una encuesta o registrarse implica reunir varios datos en el orden correcto, y hacerlo con preguntas en texto libre es lento y propenso a errores. Un flujo de WhatsApp resuelve eso: es un formulario interactivo que el cliente completa sin salir de WhatsApp.
En HellouOne, Ajustes, luego Flujos de WhatsApp muestra los flujos de cada una de tus bandejas de WhatsApp Cloud tal como los ve Meta. Esta guía explica cómo crear y traer un flujo, cómo funcionan las conexiones cuando un flujo necesita tus datos y las tres formas en que un flujo llega al cliente.
Crea el flujo en Meta y luego sincronízalo
Los flujos se construyen donde Meta los construye:
Crea el flujo en el WhatsApp Manager de Meta. Desde HellouOne puedes llegar con las opciones Gestionar en Meta o Abrir WhatsApp Manager. En el administrador defines las pantallas, los campos y el botón final.
Publica el flujo en Meta.
De vuelta en HellouOne, pulsa Sincronizar ahora. El flujo aparece en tu lista con su estado.
Esa división del trabajo es práctica. Meta es donde el formulario se diseña y se aprueba, y HellouOne es donde tu equipo y tu agente de IA lo usan con los clientes. La sincronización es lo que mantiene ambas partes mirando la misma lista.
Cuando un flujo necesita tus sistemas: Conexiones
A veces un formulario necesita datos en vivo mientras el cliente lo completa, por ejemplo los horarios que realmente están disponibles. Si tu flujo necesita consultar o guardar datos en un sistema tuyo mientras el cliente lo completa, ese sistema se registra en Conexiones. La dirección y la clave quedan cifradas, y solo las usan los flujos y las herramientas de tus agentes de IA.
Ese detalle importa para la confianza. El cliente ve un formulario simple dentro de WhatsApp. Detrás, el flujo puede revisar la disponibilidad real en lugar de ofrecer horarios ocupados hace una hora, y puede guardar las respuestas donde tu operación ya trabaja.
Tres formas en que un flujo llega al cliente
La guía de ayuda enumera tres:
Desde una conversación de WhatsApp, un agente puede enviar un flujo publicado para que el cliente lo complete.
Un agente de IA puede enviarlo como parte de una herramienta propia, así que reunir información estructurada pasa a ser una de las cosas que el agente puede hacer por su cuenta.
Las respuestas llegan a la conversación y, si el flujo lo define, a los atributos del contacto.
Ese último punto es donde los flujos rinden más allá de la comodidad. Las respuestas no quedan atrapadas dentro de un formulario. Llegan a la conversación que tu equipo está leyendo y, cuando el flujo está definido así, también actualizan la ficha del contacto, de modo que la información sigue ahí para la próxima conversación.
Reservas, solicitudes, encuestas, registros
La guía nombra los usos clásicos: una reserva, una solicitud, una encuesta, un registro. Los cuatro comparten el mismo problema con el chat simple. Las personas responden en órdenes distintos, se saltan preguntas o envían la información en varios mensajes que alguien debe reconstruir después. Un formulario pide todo una sola vez, en orden, con los campos que tu proceso necesita, y el cliente lo termina de una sentada sin cambiar de aplicación.
Los flujos dependen de tu plan. Si no ves la página, revisa Facturación, como sugiere la guía.
Una buena forma de empezar
Elige un proceso que tu equipo repita a diario, como reservar una visita o calificar una solicitud, crea ese único flujo en WhatsApp Manager, publícalo, sincronízalo en HellouOne y deja que tus agentes lo envíen desde conversaciones reales. Cuando las respuestas empiecen a llegar a las conversaciones y a los atributos del contacto, sabrás con exactitud cuál formulario merece ser el siguiente.
Fuente: esta publicación se basa en la guía de ayuda de Hellou "Flujos de WhatsApp": https://help.hellou.ai/hc/hellou/articles/1791216503-flujos-de-whatsapp
