Tu bandeja compartida guarda las conversaciones de tus clientes, y las personas que la abren todos los días son su mejor protección. HellouOne ahora suma una capa más para ellas: la verificación en dos pasos. Cada usuario puede activarla desde su perfil, y los administradores pueden exigirla para toda la cuenta. Después de la contraseña, escribes un código de 6 dígitos de una app de autenticación, y listo.
Esta publicación es para administradores de equipo y para cualquiera que inicie sesión en HellouOne. Explica cómo funciona la función, cómo configurarla y un plan corto para implementarla con tu equipo.
Por qué una contraseña sola no es suficiente
Una contraseña robada o reutilizada es la forma más común de entrar a una cuenta. Las personas repiten contraseñas en varios servicios, y una que se filtra en otro lugar puede terminar funcionando en tu bandeja. Con la verificación en dos pasos, la contraseña por sí sola ya no alcanza: quien inicia sesión también necesita el código de tu celular.
Eso importa en una bandeja de clientes porque guarda datos personales de tus clientes. Si operas en Colombia, esos datos están cubiertos por la Ley 1581 (Habeas Data). La verificación en dos pasos es una forma práctica de proteger el acceso a ellos. Para dudas legales, consulta con tu propio asesor.
Cómo funciona en HellouOne
La configuración se hace desde tu perfil:
Abre tu perfil y elige activar la verificación en dos pasos.
Escanea el código QR con una app de autenticación, como Google Authenticator, Microsoft Authenticator o 1Password. Sirve cualquier app que genere códigos basados en tiempo.
Escribe el código de 6 dígitos que muestra la app para confirmar. Desde ese momento, la verificación en dos pasos queda activa para tu usuario.
Un recorrido guiado en el panel te acompaña en estos pasos, en inglés y en español, así que no necesitas un manual abierto al lado.
A partir de ahí, iniciar sesión tiene dos momentos. Primero escribes tu contraseña como siempre. Después HellouOne te pide un código de 6 dígitos de tu app de autenticación, o uno de tus códigos de respaldo.
Códigos de respaldo para el día que pierdas el celular
Al activarla, HellouOne te entrega un conjunto de códigos de respaldo. Existen para una situación: no puedes acceder a tu app de autenticación, por ejemplo porque perdiste o cambiaste el celular. En ese caso puedes iniciar sesión con un código de respaldo en lugar del código de 6 dígitos.
Guárdalos en un lugar seguro, como tu gestor de contraseñas. Puedes regenerarlos desde tu perfil cuando quieras un conjunto nuevo. También puedes desactivar la verificación en dos pasos desde tu perfil si lo necesitas.
Exígela para toda la cuenta
Que cada persona decida por su cuenta es un buen comienzo, pero un equipo está tan protegido como su miembro menos protegido. Por eso los administradores pueden exigir la verificación en dos pasos para toda la cuenta desde la configuración de seguridad de la cuenta.
Antes de activarla, la configuración te muestra cuántos miembros todavía no la han configurado, para que sepas qué esperar. Una vez exigida, cualquier miembro que no se haya inscrito es llevado a configurarla y no puede usar la cuenta hasta que lo haga. Los usuarios que ya la tienen siguen iniciando sesión igual, con su contraseña y un código.
Mientras un administrador no la exija, quienes no tienen verificación en dos pasos inician sesión exactamente como antes. Nada cambia por sorpresa para nadie.
Un plan de implementación para el administrador del equipo
Actívala primero en tu propio usuario, para poder resolver dudas con la pantalla enfrente.
Cuéntale a tu equipo qué viene y por qué, y señala el recorrido guiado del panel.
Pide a todos que la configuren desde su perfil y que guarden sus códigos de respaldo en un lugar seguro.
Abre la configuración de seguridad de la cuenta y revisa cuántos miembros todavía no la han configurado.
Cuando ese número llegue a cero, o sea lo bastante bajo para que te sientas tranquilo, exígela para toda la cuenta.
Revisa la configuración de vez en cuando, sobre todo cuando entren personas nuevas a tu equipo.
Si todavía estás armando tu equipo, la publicación sobre crear tu cuenta de HellouOne e invitar a tu equipo es un buen complemento, y la de configuración de la cuenta explica el resto de esa área. Para la parte personal, mira tu perfil en HellouOne, donde gestionas tus datos y tu contraseña.
Qué hace y qué no hace
Los códigos salen de una app de autenticación en tu celular. HellouOne no envía códigos por SMS ni por correo.
Configurarla requiere una sesión iniciada en el navegador. Los tokens de acceso que se usan con la API de HellouOne no pueden inscribir a un usuario ni cambiar su configuración de dos pasos, así que un token de API nunca puede activar o desactivar la protección de alguien.
Las herramientas que se conectan a HellouOne iniciando sesión en la página de acceso de HellouOne siguen funcionando. Simplemente pasan por el paso del código, igual que todos.
Si trabajas con tokens de API, la publicación sobre rotar tu token de API y la clave HMAC de tu bandeja combina bien con esta: la verificación en dos pasos protege a las personas, y la rotación mantiene las claves frescas.
Dónde encaja en tu bandeja de equipo
HellouOne es una bandeja de equipo compartida donde personas y agentes de IA trabajan las mismas conversaciones. Cuanto más dependen tus clientes de esa bandeja, más importa quién puede entrar. La verificación en dos pasos mantiene esa puerta cerrada para quien solo tiene una contraseña, sin frenar a las personas que sí pertenecen ahí.
Un buen primer paso para hoy: abre tu perfil, escanea el código QR y confirma tu primer código. Cuando termines, puedes pedirle a tu equipo que haga lo mismo.
